Frais propres à l’employeur - Veillez à ce qu’ils soient fondés

S’il est satisfait à certaines conditions strictes, le remboursement de dépenses propres à l’employeur ne constitue pas une rémunération. Néanmoins, dans la pratique, l’octroi d’indemnités vise souvent à accorder aux travailleurs un petit extra (para)fiscalement avantageux. Attention toutefois, vous n’avez pas carte blanche[1].

Remboursement non qualifié de rémunération - conditions strictes

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur (ex. frais de logement) doivent lui être remboursées[2].

Les indemnités allouées en remboursement de ces dépenses ne sont pas considérées comme des rémunérations (tant sur le plan fiscal que social) à condition :

qu’elles couvrent les dépenses propres à l’employeur ;
qu’elles aient été effectivement consacrées au paiement de tels frais ;
que les frais indemnisés revêtent un caractère professionnel.
Fiche fiscale à compléter !
Même si ces indemnités ne constituent pas un revenu imposable, leur montant doit être mentionné sur la fiche fiscale 281.10 (cadre 26b) pour les travailleurs salariés et sur la fiche fiscale 281.20 (cadre 20) s’il s’agit de dirigeants d’entreprise.

Remboursement de frais réels (pièces justificatives)

La question qui se pose est la suivante : sur quelle base l’employeur peut-il rembourser les frais exposés ?

Une première solution consiste à rembourser les frais réels sur la base de pièces justificatives (p. ex. factures, notes TVA, …).

Même si cette option implique une charge administrative importante, elle laisse peu de place à la discussion et on risque par conséquent en général peu de problèmes de preuve (à condition, bien sûr, que les pièces justificatives soient dûment conservées et qu’elles correspondent à la réalité).

Estimation forfaitaire : OUI, pour autant qu’elle soit plausible !

Une autre méthode de remboursement de ces frais consiste à estimer ceux-ci sur une base forfaitaire[3]. Il convient de faire ici une distinction entre les estimations forfaitaires fixées par le Fisc sur la base de normes sérieuses et de ceux évalués sur la base d’autres critères.

Forfaits fixés par le Fisc "sur la base de normes sérieuses"

Pour certaines dépenses, le Fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire. Sont concrètement visés, les remboursements des frais de séjour pour les voyages de service effectués en Belgique, des frais de séjour pour les voyages de service effectués à l’étranger et l’indemnité kilométrique pouvant être accordée au travailleur salarié ou au dirigeant d’entreprise qui utilise son véhicule particulier pour effectuer des déplacements de service[4].

Dans la mesure où les plafonds de ces forfaits sont respectés, les indemnités allouées ne sont pas considérées comme une rémunération.

Forfaits fixés par le Fisc sur la base d’autres critères

Indépendamment des forfaits sur la base de normes sérieuses, l’employeur pourrait rembourser d’autres dépenses sur une base forfaitaire[5]. Tel est, par exemple, le cas des frais liés au travail à domicile, des frais de stationnement, des cadeaux de relation, ….

Cette méthode soulève une question : comment estimer ces frais forfaitairement ? Il s’agit là essentiellement d’une question de fait. Quoi qu’il en soit, l’employeur doit pouvoir prouver, de manière plausible, la réalité des dépenses couvertes par l’indemnité s’il veut en déduire les montants de ses propres revenus imposables

Justification raisonnable des indemnités forfaitaires (autres critères)

Ce qu’il faut à tout prix éviter, c’est que le Fisc qualifie les indemnités forfaitaires de rémunération déguisée et invoque pour ce faire le caractère déraisonnable ou non justifié de ces dernières.

En effet, en pareil cas, vous vous exposez (le cas échéant) à la cotisation sur commissions secrètes et/ou, aux retenues de précompte professionnel sur le montant alloué au titre de rémunération avec application d’intérêts de retard.

Veillez donc à constituer un dossier bien étayé[6] ou, pour plus de sécurité, à conclure un accord préalable (ruling) avec le Fisc.

Evitez aussi de combiner remboursements forfaitaires et notes de frais justifiant des frais réels !

Le "ruling" fiscal : un must absolu sans obligation

Une demande de décision anticipée auprès du fisc n’est pas obligatoire[7] en ce sens que la décision n’est pas une condition préalable à l’octroi de ces indemnités forfaitaires. Cependant, l’obtention d’une telle décision fiscale permet d’obtenir la certitude juridique que l’administration fiscale locale accepte à 100% le remboursement des montants de ces frais[8].

Nous notons aussi que depuis le 1er mai 2016 le Service des Décisions Anticipées est seul compétent en la matière. La conclusion d’accords fiscaux avec les administrations locales appartient actuellement au passé.

Et finalement que dit l'ONSS de ces indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur ?

L'ONSS ne considère pas non plus les frais propres à l'employeur comme de la rémunération. Le droit de la sécurité sociale ne prévoit toutefois pas de définition claire de cette notion. Il faut en tout cas qu'il s'agisse de frais réellement exposés qui sont inhérents à l'exécution du contrat de travail et sont à charge de l'employeur. Ceci devra être apprécié au cas par cas.

Dans ses Instructions administratives, l'ONSS met à disposition un tableau de remboursement de frais avec une description des différents postes pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et conditions requises pour leur application.

Attention : le Fisc n'est pas lié par ces forfaits et peut donc avoir un autre point de vue. Ceci n’empêche pas que divers efforts sont fournis afin d’harmoniser les forfaits fiscaux et de l’ONSS. Dans ce contexte, nous remarquons que le SPF Finances fera à l’avenir de plus en plus référence aux forfaits (maximum) acceptés par l’ONSS (et qui en règle générale sont plus bas que les forfaits acceptés, jusqu’à présent, par le SPF Finances[9]).

 

[1] Dans cet article, nous examinerons ces frais propres principalement d’un point de vue fiscal, mais aussi social.

[2] Cette obligation découle de l’article 20, 1° de la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978, en vertu duquel l’employeur doit mettre à la disposition du travailleur les matières et les instruments nécessaires à l’exécution du travail.

[3] Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires et qui fut étendu aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’elle s’applique aussi dans ce contexte (secteur privé).

[4] Ces indemnités sont qualifiées de remboursements de frais déterminés forfaitairement et d’après des normes concordantes.

[5] Cette solution permet d’éviter l’importante charge de travail qu’implique le remboursement des frais réels sur la base de pièces justificatives.

[6] Nous vous conseillons de procéder comme suit : commencez par faire une classification des différentes fonctions et catégories au sein de votre entreprise/division d’entreprise (p. ex. personnel exécutif, cadres inférieurs, cadres moyens, cadres supérieurs, direction). Etablissez ensuite, pour chaque catégorie, une liste des dépenses pertinentes. Attribuez, enfin, un montant à chaque poste de frais, par catégorie et ce, sur la base d’un échantillon (les travailleurs concernés conservent, p. ex., durant deux ou trois mois des pièces justificatives pour certaines dépenses sur la base desquelles vous pouvez déterminer les montants respectifs).

[7] Plus particulièrement avec le Service des Décisions Anticipées (SDA) du Service Public Finances (SPF).

[8] Attention : un "ruling" fiscal a seulement une portée individuelle. Ceci signifie qu’il se rapporte à la décision décrite dans la demande ou des circonstances de faits. Il lie donc uniquement le demandeur et l’administration locale du SPF Finances. Les autres organismes (par exemple l’ONSS) ou d’autres contribuables ne sont pas liés par cette décision.

[9] Attention : Des frais propres à l’employeur plus élevés peuvent s’appliquer pour autant que l’employeur en justifie le montant.

 

Lundi 12 novembre 2018